أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل

[فايقة محمد]

أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل أخطاء شائعة عند استخدام البريد الالكتروني في العمل

يعتبر البريد الإلكتروني أداة التواصل الأساسية بين اقسام المؤسسات الداخلية من جهة وبين تلك المؤسسات والعالم الخارجي من جهة أخرى، لذا فانه يتم الاعتماد عليه بصفة أساسية من اجل المحافظة على الوقت وخفض نفقات استهلاك المراسلات الورقية بهدف المحافظة على البيئة.

لذلك فان تمكنك من التعامل بشكل محترف مع بريدك الالكتروني هو احدى الخطوات اللازمة لنجاح علاقاتك العملية داخل وخارج المؤسسة التي تعمل بها حيث يوفر ذلك عليك جهدا ووقتا انت في حاجة اليه لإنجاز مهامك الأخرى. اخطبوط للوظائف الخالية يعرض الأخطاء الأكثر شيوعا عند استخدام البريد الالكتروني اثناء العمل وكيفية تجنبها.

- عدم الرد على نفس سلسلة الرسائل: -

- يستقبل كل منا عشرات الرسائل على بريده الالكتروني يوميا. وفي حال وصلتك رسالة تتعلق بموضوع ما فمن المناسب دائما ان تقوم بالرد على نفس سلسة الرسالة لكي تحافظ على التسلسل السليم للمناقشات التي تم تبادلها حول موضوع الرسالة وليس الرد عن طريق رسالة جديدة "New Email" حيث أن ذلك يؤدي الى قطع ذلك التسلسل واضطرار مستقبل رسالتك الى البحث في بريده الالكتروني للإلمام بالمعلومات السابقة التي تم توزيعها على اكثر من رسالة مستقلة حول نفس الموضوع.

الرد على ذات الرسالة يحافظ على سياق موضوع الرسالة ووقت وجهد كافة اطراف الحوار كما يساعد ذلك على الرجوع بسهولة لأي معلومات تتعلق بموضوع الرسالة في أي وقت عند الرغبة في مناقشتها.

- عدم ارسال الرد إلى كافة الأطراف المعنيين:

عند تبادل الرسائل الإلكترونية لابد من مراعاة عدد الأشخاص المرسل اليهم، فقد ترسل الرسالة لشخص واحد فقط او اكثر، ودائما ما يكون المرسل اليه والذي يتم وضع عنوان بريده الالكتروني في خانة " الى" – " To" هو الشخص المراد توجيه مضمون الرسالة اليه بينما يكون الشخص او الأشخاص الذين يتم وضع عناوين بريدهم الالكتروني في خانة " النسخة طبق الأصل " – " CC" هم اشخاص من الضروري ان يكونوا على علم بمحتوى الرسالة كمديري الأقسام و من دون ان يكون مطلوب منهم مهام محددة.

لذلك عند الرد على رسائل البريد الالكتروني التي يوجد بها أكثر من شخص يجب ان يتم ارسال الرد الى الجميع عن طريق اختيار " الرد إلى الجميع – "ٌReply All" وليس اختيار "الرد" – "Reply" فقط، حيث سيؤدي الاختيار الأول الى وصول الرد اللازم الى جميع الأطراف المعنية، بينما سيؤدي الاختيار الثاني الى وصول الرد الى شخص واحد فقط وهو مرسل الرسالة.

- التشوش والكتابة بأسلوب غير مهني: -

حينما تقوم بالرد على رسائل البريد الالكتروني، احرص على عدم تكرار مقصدك داخل الرسالة بشكل مكرر، حيث قد يؤدي ذلك الى شعور القارئ بالملل والاضطراب لأن تركيزه سيتشتت بسبب التكرار.
بدلا من ذلك حافظ على مضمون قصير ومحدد و ركز على النقاط المتعلقة بموضوع الرسالة لتحافظ على وقت قارئها. كذلك، كن حريصا دائما على الصياغة المهنية بما يتناسب مع موضوع رسالتك مع تجنب الأخطاء النحوية والاملائية وعدم استخدام المفردات العامية الدارجة في المواقف اليومية. وتأكد دائما في حالة الرسائل المكتوبة بالإنجليزية والفرنسية من عدم استخدام الحروف المكبّرة
"capital letters" حيث تعطي انطباع أنك عصبي ومتوتر مما قد يؤدي الى انزعاج قارئ الرسالة وربما الرد على رسالتك بجواب مفاجئ وغير متوقع.

-إرفاق مستندات غير ضرورية:-

قبل ارفاق أي مستند الى رسالتك الالكترونية، عليك التأكد أولا من حجمه وطبيعته و توفر البرنامج اللازم لفتحه على أجهزة المرسل إليهم، فقد يتسبب ارسال المستندات ذات الحجم الكبير مثلا في ازعاج متلقي الرسالة حيث يأخذ وقتا طويلا في تنزيل المستند و في بعض الأحيان قد يتوقف برنامج البريد الالكتروني ككل بسبب كبر حجم المستند المرفق مع رسالتك.
لذا كن حريصا قدر المستطاع على ضغط المرفقات قبل ارسالها و التأكد من انك تقوم فقط بإرسال المستندات اللازمة والمرتبطة بمضمون الرسالة.

- الرد من دون التفكير: -

-عند قراءة رسائل البريد الالكتروني فإننا أحيانا نلجأ الى محاولة التعرف على نية أو حتى نبرة صوت مرسلها من خلال الكلمات الواردة فيها. فإذا كانت الرسائل مُبهمة أو غامضة فمن الغالب ان يؤخذ المقصود منها على نحو سلبي.

لذا لابد ان نتذكر دائما أنه من غير المستحسن إرسال رسائل تحتوي على كلمات و عبارات حادة او المناقشة والجدل حول مواضيع حساسة من الممكن أن يُساء فهمها، لذا إن كنت تعتقد أن هناك مجال لسوء فهم رسالتك امنح نفسك بعض الوقت ورتب افكارك واعد صياغة رسالتك بأفضل أسلوب يُعبر عن نيتك الحقيقية.